كيفية إعداد رسالة التغطية (Cover Letter)

أصبحت أغلب المنظمات تولي إهتمامها برسالة التغطية أو خطاب التقديم (Cover Letter) وتعتبرها جزءًا لا يتجزأ من السيرة الذاتية، ويمكن القول بأن السيرة الذاتية ورسالة التغطية هي حزمة متكاملة لا بد من أن تحرص على كتابتها بإحترافية حتى تتمكن من أن تكون ضمن قائمة أهم المرشحين للوظيفة.

في هذا المقال سنتحدث عن كيفية إعداد رسالة التغطية (Cover Letter)، وكتابتها حسب القواعد والمعايير الصحيحة، وسنقدم لك بعض النصائح لضمان كتابة رسالة التغطية بشكل احترافي.

ما هي رسالة التغطية Cover Letter

رسالة التغطية هي وثيقة رسمية بمثابة خطاب تقديم للسيرة الذاتية يمكنك من خلالها تقديم نفسك وتسليط الضوء على نقاط القوة والمؤهلات العلمية والخبرات العملية والمهارات، مع التركيز على عدم التكرار لما ورد ذكره في السيرة الذاتية. أضف إلى ذلك هي بمثابة تعبير عن مدى إهتمامك بالوظيفة والشركة على حد سواء.

وحيث أن رسالة التغطية هي أول ما يحرص مسؤول التوظيف على قراءته، لا بد أن تكون واضحة، مختصرة، والكتابة فيها بمستوى عالٍ من الإحترافية. ولتحقيق الغاية من كتابة رسالة التغطية ، إحرص عند البدء بالكتابة على الإجابة على الأسئلة التالية :

لماذا أنت مهتم بالوظيفة؟
لماذا يجب أن نعينك في الشركة؟ ماهي القيمة التي ستقدمها تقدمها للشركة؟

عملية البحث

حتى تتمكن من الكتابة بإحترافية ابدأ بعملية البحث ورسم إستراتيجية رسالة التغطية الخاصة بك والتي تتمثل بما يلي:

حدد جمهورك (Know your audience):قم بعمل بحث عن الشركة والمسمى الوظيفي الذي تسعى الحصول عليه ، إحرص على زيارة الموقع الإلكتروني الخاص بالشركة، إقرأ رؤية ورسالة وأهداف الشركة، تعرف على ثقافة الشركة وطيبيعة عملها ليتسنى لك استخدام هذه المعلومات في صياغة خطاب التقديم الخاص بك.

إقرأ بين السطور (Read between the lines): إحرص على قراءة الوصف الوظيفي وإعلان الوظيفة جيداً، ركز على الكلمات المفتاحية. إن الكلمات المفتاحية تعتبر بمثابة خارطة طريق ستمكنك من كتابة رسالة التغطية وعرض خبراتك ومهاراتك بما يتناسب مع متطلبات الوظيفة والشركة على حدٍ سواء.

الطابع الشخصي (Get personal): وجه الكتابة بشكل مباشر لمسؤول التوظيف، إحرص على أن تجعل من الطابع الشخصي سمة مميزة لرسالة التغطية الخاصة بك، إن اتباع أسلوب الكتابة بشكل موجه بحد ذاته يجذب الإنتباه ويعبر عن مدى إهتمامك بكل من مسؤول التوظيف، والشركة، وكذلك المسمى الوظيفي.

عناصر/ أقسام رسالة التغطية

تتكون رسالة التغطية كأي وثيقة أخرى من أقسام حسب معايير وقواعد معينة لا بد لك من الإلتزام بها حتى تضمن أن تكون الكتابة فيها بإحترافية ، تتكون رسالة التغطية من أقسام حسب ما هو موضح أدناه، إذا تمكنت من كتابة رسالة التقديم حسب المعايير الصحيحة ستضمن وجودك في قائمة أقوى المرشحين للوظيفة.

(1): الترويسة Header:

في أعلى الصفحة، قم بكتابة الإسم ومعلومات الإتصال الخاصة بك: العنوان، رقم الهاتف مع رمز البلد، وعنوان البريد الإلكتروني ، محاذاة إلى اليمين أو في المنتصف. ، ثم أكتب تاريخ اليوم.

(2): التحية Salutation:

إذا كانت رسالة التغطية باللغة الإنجليزية استخدم تحية عامة متل Dear Hiring Manager أو إبدأ بمخاطبة شخص معين باسمه Dear Mr. Khaled.

(3): الفقرة الافتتاحية Opening Paragraph:

في الفقرة الافتتاحية في رسالة التغطية ركز فيها على عدد من النقاط :

ابدأ بداية قوية تجذب فيها إنتباه مسؤول التوظيف.

اذكر مصدر الإعلان عن الوظيفة، يمكنك ذكر إسم الشخص الذي طلب منك التقديم للوظيفة الشاغرة إذا كان ذلك مناسبا.

إحرص على تسليط الضوء على سبب إهتمامك بالوظيفة أو الشركة.

(4): جسم الرسالة Body Paragraph

أكتب فقرة واحدة إلى ثلاث فقرات قم فيها بتسليط الضوء على مؤهلاتك وخبراتك العملية تجنب التكرار والنسخ والتقليد، ركز على إنجازاتك التي قمت بها في عملك. وضح القيمة المضافة التي ستقدمها للشركة والتي ستميزك عن باقي المرشحين للوظيفة.

(5): الخاتمة Closing Paragraph

الختام Closing:

إختم بشكر مسؤول التوظيف على وقته وإهتمامه في طلبك. وأكد على حماسك واستعدادك لإجراء مقابلة، قم بذكر معلومات الإتصال بالإضافة إلى ذكر أي مستندات مرفقة، مثل السيرة الذاتية.

ختام رسمي Formal closing:

إختم الخطاب بشكل رسمي ، ثم قم بكتابة إسمك الكامل. أترك مساحة فارغة للتوقيع الخاص بك (إذا كنت تقدم نسخة مطبوعة).

التنسيق Formatting:

تأكد من أن رسالة التغطية (Cover Letter) منسقة بطريقة إحترافية من خلال اتباع الإرشادات التالية:

نوع الخط: استخدم خطا موحدا قابلا للقراءة (مثل Arial أو Times New Roman).

حجم الخط: قم باختيار حجم الخط من 10-12 مع مراعاة نوع الخط.

الهوامش: استخدم هوامش متسقة لجميع جوانب الصفحة من (1) إلى (1.5) Inch.

محاذاة النص: إحرص على ترك مسافة بين السطور بشكل متناسق 1.15 على سبيل المثال.

صيغة الملف: إحفظ الملف بصيغة PDF (.pdf) ، واحتفظ بنسخة MS Word (.doc) خاصة بك قابلة للتعديل.

التدقيق والتحرير Proofreading and Editing

دقق رسالة التغطية التي قمت بكتابتها وقم بمراجعتها جيداً، تأكد أن كتابة الجمل صحيحة، وتأكد من عدم وجود أي أخطاء أو أخطاء إملائية. إقرأها بصوت عالٍ أو اطلب من شخص آخر أن يقوم بالتدقيق لاكتشاف أي أخطاء.

التخصيص Customization:

خصص الكتابة ومحتوى رسالة التغطية للوظيفة، لضمان تلبية متطلبات الشركة والوظيفة.

قدم ملف سيرة ذاتية متناسق ذات قالب نموذجي وموحد يعكس إحترافيتك ويجذب انتباه مسؤول التوظيف. استخدم نفس تصميم ونوع الورق وحجم الخط الذي استخدمته في كتابة السيرة الذاتية.

تجنب استخدام قوالب جاهزة وحاول أن تكون لك سمة مميزة لرسالة التغطية الخاصة بك.

تذكر!
يجب أن تكون رسالة التغطية الخاصة بك مكتوبة بشكل إحترافي، مختصرة وتجذب انتباه مسؤول التوظيف. حظاً موفقاً للجميع!

للمزيد عن كيفية كتابة رسالة تغطية Cover Letter بالتطبيق العملي تابع هذا الفيديو من قناة إدارة 360 على يوتيوب.